Wenn Handwerksfirmen eine Arbeit erledigt haben, wird am Ende eine Rechnung ausgestellt. Es ist daher für alle Mitarbeitenden wichtig, die entsprechenden Rechnungsblöcke mit Durchschlag immer mit sich zu führen. Sie können hier per Hand eintragen, welche Arbeiten durchgeführt wurden. Der Block wird dem Kunden oder der Kundin zur Unterschrift vorgelegt. Durch die Signatur wird die Richtigkeit der Angaben bestätigt. Entweder das Original oder der Durchschlag bleibt bei den Kunden. Das andere Exemplar wandert später in die Geschäftsunterlagen. Sind die Rechnungsblöcke mit einem Logo ausgestattet, sieht der Kunde sofort, mit welcher Firma eine Geschäftsbeziehung besteht.
Arbeitsnachweise:
Es ist absolut notwendig, dass sämtliche Arbeitsabläufe schriftlich festgehalten werden. Angestellte können damit darstellen, dass die geforderte Arbeit vorschriftsmäßig vorgenommen wurde. Auf diesen Blöcken werden nicht nur die Rechnungen dokumentiert. Auch Arbeitsfortschritte werden hier festgehalten. Sind mehrere Personen an der Durchführung beteiligt, werden die schriftlichen Unterlagen an einem zentralen Ort gelagert. Vor dem nächsten Arbeitseinsatz können sie eingesehen werden. Damit wird verdeutlicht, welche Arbeiten in der Folge noch vorgenommen werden müssen. Selbst wenn sich die Personen nicht persönlich absprechen können, ist die Kommunikation dadurch gewahrt. Diese Form der Dokumentation bedeutet aber nicht nur für die Firma einen Vorteil. Auch die Kunden können jederzeit nachsehen, welche Arbeiten vorgenommen wurden. Was als Rechnung aufgeführt ist, kann so später noch überprüft werden.
Kosten nachfordern:
Leider vergessen Kunden zeitweise ihre Rechnungen zu begleichen. Sollte es dazu kommen, können die Rechnungsblöcke mit Durchschlag hilfreich sein. Die Firma kann dem Kunden eine neue Kopie der unterschriebenen Rechnung zustellen. Da die originale Unterschrift vorliegt, kann die Kundschaft die Rechtmäßigkeit nur schwer anzweifeln. Im besten Fall werden die säumigen Kosten nach der Erinnerung sofort beglichen. Besonders kleine Unternehmen sind auf die Zuverlässigkeit der Kunden angewiesen. Mithilfe der Rechnungsblöcke von block-and-more.de können sie nachverfolgen, welche Außenstände noch eingefordert werden müssen. In der Buchführung werden die Rechnungen einige Jahre aufbewahrt. Sie können später zusätzlich digitalisiert werden, damit die Menge an Papieren keinen zu großen Raum einnimmt.
Leistung nachfordern:
Mit dem Durchschlag besitzt der Kunde einen Nachweis über die vorgenommene Arbeit. Sollte eine Leistung nicht ordnungsgemäß durchgeführt worden sein, wird das manchmal erst später bemerkt. In diesem Fall kann der Kunde auf die Firma zutreten und die Berichtigung einfordern. Es kommt leider vor, dass der Einbau neuer Teile berechnet wurde, aber gebrauchte Stücke genutzt wurden. In diesem Fall besitzt der Kunde einen Nachweis über diesen Fehler.
Zufriedene Kunden:
Verschiedene Firmen werden immer wieder benötigt und angefragt. Anstatt sich nach einer erfolgreichen Reparatur im Internet eine neue Fachfirma zu suchen, können die Kunden auf den Durchschlag der Rechnungsblöcke mit dem Logo sehen. Hier erkennen sie direkt den Namen und die Kontaktdaten der gesuchten Handwerker. War die Zusammenarbeit in der Vergangenheit positiv, besteht eine große Chance darin, dass sie erneut beauftragt werden.
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Bits and Splits – stock.adobe.com
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